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Notificación de políticas de privacidad
Larkin Community Hospital
En la presente notificación se describen los casos en los que su informacion médica puede ser utilizada y divulgada y la forma en que usted puede tener acceso a dicha information. Sirvase leer este documento con atencion.
En la presente notificación acerca de la confidencialidad de informacion se describe cómo nosotros podremos utilizar y divulgar información médica confidencial relacionada con su salud. De la misma manera, se describen los derechos que usted tiene de acceder a esta informacion y ejercer control sobre la misma. El término "información médica protegida" se refiere a todo tipo de datos relacionados con usted que puedan servir para identificar su persona. De acuerdo con las leyes, nosotros tenemos la obligación de preservar la privacidad de su información médica, proporcionarle la presente notificacion con la descripcion de nuestras obligaciones y las políticas de privacidad que regulan las practicas relacionadas con la informacion médica y, finalmente, cumplir con los términos de la notificación vigente. Nos reservamos el derecho de hacer cambios al presente documento y de aplicar dichos cambios a toda información médica protegida sobre usted que ya poseemos. En caso de realizar cambios a esta notificacion, publicaremos una copia de la misma en un lugar visible. Si usted lo solicita, le enviaremos un duplicado de cualquier notificación modificada o se la entregaremos personalmente durante su próxima visita.
1. Diferentes formas de utilizar y divulgar información médica protegida para tratamientos, pagos y otras actividades relacionadas con la atencion médica.
A continuacion se describen los distintos casos en los que nosotros podremos utilizar y divulgar su informacion médica protegida para tratamientos, pagos y otras actividades relacionadas con la atencion médica. Los ejemplos incluidos en cada categoría no representan todas las formas de utilizar y divulgar información que pueden pertenecer a dicha categoría. Su información médica protegida puede ser utilizada y divulgada por su médico, el personal de nuestro hospital y otras personas ajenas a nuestro hospital que estén vinculadas con la atención médica y el tratamiento recibido o la continuacion de su tratamiento. Esta información también puede ser utilizada y divulgada para el pago de facturas relacionadas con la atencion médica recibida y para preservar el correcto funcionamiento del hospital.
Tratamientos: nosotros utilizaremos y divulgaremos su informacion médica protegida para suministrar, coordinar o administrar la atencion médica recibida o cualquier otro tipo de servicio relacionado a esta atencion. Esto incluye la coordinación o la administración de su atención médica por terceras personas o entidades que ya cuentan con su permiso para acceder a su información. Por ejemplo, nosotros divulgaremos su información médica pertinente a la agencia que le brinda servicios de salud a domicilio. Asimismo, podremos divulgar ocasionalmente información protegida a otro médico o proveedor de servicios de salud como por ejemplo un especialista o un laboratorio que por solicitud de su médico se involucre en la atención médica recibida para colaborar con el diagnóstico o con el tratamiento que usted recibe.
Pagos: nosotros podremos utilizar y divulgar su informacion médica reservada para asuntos de facturación y cobro de facturas por tratamientos y servicios recibidos. Esto incluye su información médica protegida que se necesita para realizar facturas, manejar reclamos y realizar actividades de cobro. Antes de suministrarle algún tipo de tratamiento o prestarle algún servicio, nosotros podremos intercambiar información detallada con su seguro de salud para determinar el tipo de atención que usted tiene estipulada a recibir. Esto último puede incluir ciertos tipos de actividades que su seguro de salud pueda llevar a cabo antes de aprobar o pagar por los servicios médicos que nosotros recomendamos, tales como determinar si usted califica o el tipo de cobertura que su seguro le brinda, revisar los servicios que usted ha recibido por necesidad médica y realizar revisiones generales. Por ejemplo, para obtener la aprobación de una hospitalización, puede ser necesario divulgar informacion médica reservada a su seguro de salud para que éste apruebe su admisión.
Otras actividades de atención médica: nosotros podremos utilizar y divulgar su información médica protegida para realizar operaciones que se denominan actividades de atención médica. Estas actividades incluyen, entre otras, evaluaciones de calidad, supervisiones de empleados, entrenamientos de estudiantes de medicina, otorgamiento de licencias, actividades de mercadeo y el manejo o la conducción de otro tipo de actividades administrativas. Además, podremos utilizar información protegida en la planilla de ingreso que mantenemos en nuestra oficina de registro, la cual deberá firmar según sea necesario. De igual manera, nosotros podremos utilizar su nombre para llamarlo cuando usted se encuentre en la sala de espera y le corresponda su turno. También podremos utilizar y divulgar su información médica protegida según sea necesario para contactarlo y recordarle citas médicas. Por otro lado, nosotros compartiremos información con terceras personas o entidades, considerados "socios comerciales", que llevan a cabo varias actividades para el hospital tales como facturación, servicios de transcripción y otros. En los casos en que exista un acuerdo establecido entre nuestro hospital y un tercero asociado y deba utilizarse o divulgarse su información médica protegida, nosotros firmaremos un contrato o acuerdo escrito que contenga los términos que protegerán dicha información. Nosotros también podremos utilizar y divulgar información médica protegida sobre su estado de salud, según sea necesario, para comunicarle alternativas de tratamiento u otros beneficios relacionados con su salud y servicios que pueden interesarle. Por otra parte, también podremos utilizar y divulgar información para otro tipo de actividades de mercadeo, por ejemplo, su nombre y dirección pueden ser utilizadas para enviarle cartas con las noticias y los servicios que presta nuestro hospital. De igual manera, podremos enviarle información sobre productos y servicios que nosotros consideremos pueden ser beneficiosos para usted. Comuníquese con nuestro personal para asuntos de privacidad, si usted no desea recibir este tipo de información.
Utilización y divulgacion de informacion médica protegida según autorizacion escrita suministrada por el paciente.
Otras formas de utilizar y divulgar informacion médica protegida se llevarán a cabo únicamente mediante una autorizacion escrita suministrada por usted, con excepción de aquellos casos que la ley permite o exige, según se describe a continuación. Usted puede en cualquier momento revocar por escrito cualquier autorización previamente suministrada, exceptuando las autorizaciones en virtud de las cuales nuestro hospital haya tomado acciones basadas en la utilización y divulgación permitida en dicha autorización suministrada con anterioridad.
Otros casos en los que el uso y la divulgación de información son permitidos y requeridos de acuerdo con su propio consentimiento, autorización o posibilidad de objeción.
Nosotros podremos utilizar y divulgar información médica protegida sobre su salud en las instancias mencionadas a continuación. Sin embargo, usted tiene la opcion de aceptar o rechazar el uso y la divulgación de su información médica protegida en forma total o parcial. Si usted no está presente o no está capacitado para aceptar o rechazar el uso y la divulgación de su información protegida, su médico puede determinar si dicho uso o divulgación es en beneficio del paciente utilizando su juicio profesional. En estos casos, únicamente se divulgará la información médica protegida relacionada con su atención médica.
Directorios internos: a menos que usted tenga alguna objecion, nosotros incluiremos ciertos datos sobre usted en nuestro directorio interno tales como su nombre, el número de su habitación y la localidad donde usted está recibiendo atención médica, incluyendo su estado de salud (en términos generales) y su preferencia religiosa. Toda esta información, con excepción de su preferencia religiosa, será divulgada a las personas que pregunten y sepan su nombre. La información relacionada con su religión será revelada a miembros del clero solamente.
Terceras personas involucradas en su atención médica: a menos que usted tenga alguna objecion, nosotros divulgaremos su informacion médica protegida a algún miembro de su familia, pariente o amigo cercano que usted identifique. Los datos divulgados serán estrictamente aquellos que vinculen a la otra parte con su atención médica. Si usted no está capacitado para aceptar o rechazar la divulgación de algún tipo de información, nosotros podremos divulgar ciertos datos según sea necesario si consideramos que es en beneficio de su persona según nuestro juicio profesional. Además, nosotros podremos utilizar y divulgar informacion médica protegida sobre usted para notificar o ayudar a contactar a algun miembro de la familia, representante personal u otra persona responsable por su atención médica, condición general o fallecimiento. Por último, podremos utilizar y divulgar información médica protegida a una entidad pública o privada autorizada con el objetivo de colaborar con operaciones de asistencia en casos de catástrofes.
Emergencias: nosotros podremos utilizar y divulgar su información médica protegida en situaciones de tratamientos de emergencia. En estos casos, el hospital realizara todos los esfuerzos necesarios por obtener su consentimiento tan pronto como se pueda una vez que el tratamiento haya sido suministrado.
Barreras de comunicacion: nosotros podremos utilizar y divulgar su información médica protegida en aquellos casos en los que no podamos comunicarnos con usted por problemas idiomáticos y requeriremos de los servicios de interpretación de un traductor.
Otros casos en los que el uso y la divulgación de la información son permitidos y requeridos sin su consentimiento, autorización o posibilidad de objeción.
Nosotros podremos utilizar y divulgar su información médica protegida sin necesidad de obtener su consentimiento o autorización en las instancias que se detallan a continuación.
Requerimientos legales: nosotros podremos utilizar y divulgar su información médica protegida de acuerdo con exigencias legales. Estos usos y divulgaciones serán realizados conforme a las leyes pertinentes.
Salud pública: nosotros podremos utilizar y divulgar información médica protegida sobre su estado de salud a las autoridades de salud publica que lleven a cabo actividades relacionadas con la salud publica y que estén autorizadas para recibir y recolectar este tipo de información. La información revelada será suministrada con el objetivo de controlar enfermedades, lesiones o incapacidad.
Enfermedades contagiosas: conforme con una autorizacion legal, nosotros podremos utilizar y divulgar información médica protegida sobre su salud a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad contagiosa o que pueda de alguna manera correr el riesgo de contraer o transmitir una enfermedad u otra afección médica.
Supervisión de prácticas médicas: nosotros podremos divulgar información médica protegida sobre su salud a agencias autorizadas por la ley que supervisan prácticas médicas para que lleven a cabo actividades tales como auditorias, investigaciones e inspecciones. Entre las agencias que realizan supervisiones de prácticas médicas que pueden requerir este tipo de información se incluyen los organismos gubernamentales que controlan el sistema de atención médica, los programas gubernamentales de subsidios, otros programas gubernamentales de regulaciones y leyes de derechos civiles.
Abuso o abandono: nosotros podremos divulgar información médica protegida sobre su salud a autoridades públicas de la salud que estén legalmente autorizadas para recibir informes de abuso o abandono infantil. Además, si nosotros consideramos que usted ha sido víctima de abuso, abandono o violencia doméstica, podremos divulgar información al organismo gubernamental o agencia autorizada para recibir estas denuncias. En estos casos, la información será divulgada de acuerdo con los requerimientos de las leyes federales y estatales pertinentes.
Dirección de alimentos y medicamentos: nosotros podremos divulgar información médica protegida sobre su salud a individuos o compañías de acuerdo con las exigencias de la Direccion de Alimentos y Medicamentos (FDA) para informar sobre eventos adversos, defectos o problemas con productos, desviaciones biológicas de productos, controles de productos; facilitar la retirada de productos, proveer suministros de productos, reemplazos o modificaciones o para realizar investigaciones posteriores de mercadeo según sea necesario.
Procedimientos legales: nosotros podremos divulgar información médica protegida sobre su salud durante el curso de cualquier procedimiento judicial o administrativo conforme con alguna orden suministrada por una corte o por un tribunal administrativo (siempre y cuando la divulgación de dicha información sea expresamente autorizada). De la misma manera, podremos divulgar información bajo ciertas circunstancias en respuesta a citaciones, solicitudes de exhibición de pruebas u otros procesos legales.
Cumplimientos legales: nosotros podremos divulgar informacion médica protegida para propositos legales siempre y cuando acaten los requerimientos legales pertinentes. Entre los casos de cumplimientos legales se incluyen:
(1) los procesos legales y otros requeridos por la ley,
(2) las solicitudes de información limitada para propósitos de identificación y ubicación,
(3) los casos relacionados con víctimas de un crimen,
(4) los casos en los que se sospeche que una muerte ha ocurrido como resultado de una conducta criminal,
(5) los casos en los que ocurra un crimen dentro de las instalaciones de nuestro recinto y
(6) las emergencias médicas fuera de las instalaciones de nuestro hospital que puedan haber sido producto de un crimen.
Juez de instrucción, directores de funerarias y donaciones de órganos: nosotros podremos divulgar información médica protegida a jueces de instrucción o médicos forenses para fines de identificacion, para determinar la causa de muerte o para que dichos profesionales puedan llevar a cabo sus respectivos trabajos autorizados por la ley. Asimismo, podremos divulgar información a directores de funerarias para que los mismos realicen su trabajo. Esta información puede ser divulgada en forma anticipada a un fallecimiento. Por otro lado, podremos utilizar y proveer información para fines de donaciones de órganos, ojos o tejidos.
Investigaciones: nosotros podremos divulgar información médica protegida a investigadores cuyos proyectos de investigación han sido aprobados por una junta institucional que ha revisado los objetivos de la investigación y ha establecido los protocolos pertinentes para garantizar la privacidad de su información médica protegida o una vez que usted haya suministrado una autorización.
Actividades criminales: de acuerdo con las leyes federales y estatales pertinentes, nosotros podremos divulgar su información médica protegida, si lo consideramos necesario para prevenir o atenuar una amenaza grave e inminente a la salud o a la seguridad de una o varias personas. También podremos divulgar información protegida, si es necesario para que las autoridades pertinentes identifiquen o arresten a un individuo.
Actividades militares y seguridad nacional: conforme con los términos pertinentes, nosotros podremos divulgar información médica protegida sobre individuos que forman parte de las fuerzas armadas en los siguientes casos: (1) de acuerdo con las exigencias de las autoridades militares del comando respectivo, (2) con el objetivo de que el Departamento de Asuntos de Veteranos determine si un candidato es apto para recibir ciertos beneficios o (3) a autoridades militares extranjeras, si usted es un miembro de dicho servicio militar. Nosotros podremos también divulgar información médica reservada a funcionarios federales autorizados para llevar a cabo actividades de inteligencia y seguridad nacional, incluyendo servicios de protección al presidente u otros individuos legalmente autorizados.
Indemnización para trabajadores: nosotros podremos divulgar su información médica protegida según sea autorizada para cumplir con las leyes de indemnización laboral y otros programas establecidos oficialmente que proporcionan beneficios para pacientes cuyas lesiones y enfermedades están relacionadas con el trabajo que el paciente realiza.
Reclusos o Prisioneros: nosotros podremos divulgar información médica protegida que ha sido creada o recibida durante el período en el que se le suministró atención médica en nuestro hospital, si usted está recluido en un instituto correccional.
Otros casos de usos y divulgaciones de informacion: segun lo estipule la ley, nosotros tenemos la obligación de divulgarle información protegida a usted y de suministrar información cuando el Secretario del Departamento de Servicios Humanos y de Salud lo requiera para investigar o determinar el cumplimiento por parte de nuestra empresa con los requerimientos exigidos por la Ley de Privacidad HIPAA.
2. Sus derechos
La siguiente sección detalla los derechos que usted tiene con respecto a su información médica protegida y brinda además una breve descripcion de cómo puede usted ejercer tales derechos.
Usted tiene derecho a revisar y a copiar su informacion médica protegida. Esto significa que usted puede acceder y obtener una copia de la información médica protegida contenida en un archivo específico de registros durante todo el tiempo que nosotros conservemos dicha información. Un "archivo específico de registros" contiene registros médicos, datos de facturación y cualquier otro tipo de información que su médico y el hospital utilicen para tomar decisiones relacionadas con usted. Sin embargo, de acuerdo con las leyes federales, usted no puede revisar o copiar los siguientes tipos de registros: anotaciones psicoterapéuticas, información recolectada con anticipación a un proceso o acción civil, criminal o administrativa o utilizada en alguno de los casos anteriores y, finalmente, información médica reservada que está sujeta a las regulaciones que prohíben el acceso a dicha información. En ciertas circunstancias y casos, usted puede tener derecho a solicitar la revisión de ciertas decisiones de rechazo. Comuníquese con nuestro Departamento de Administración de Informacion Médica, (tambien conocido como Archivos Medicos o "Medical Record Department") si tiene alguna pregunta acerca de cómo obtener acceso a sus archivos médicos. Si usted solicita una copia de su información médica protegida, deberá abonar un monto aceptable por los gastos incurridos de fotocopias, envío, mano de obra y otras provisiones utilizadas para cumplir con su solicitud.
Usted tiene derecho a solicitar restricciones con respecto al uso y a la divulgación de su información médica protegida. Esto quiere decir que usted nos puede solicitar que no utilicemos ni divulguemos su información médica reservada para fines de tratamientos, pagos u otras actividades de atención médica. Usted puede también solicitar que cierto tipo de información no sea divulgada a miembros de su familia o amistades que puedan estar relacionados con la atención médica que usted recibe o que no proporcionemos datos para fines de avisos permitidos según las políticas de privacidad. En su solicitud, usted debe indicar específicamente las restricciones requeridas y debe señalar específicamente las personas a quienes usted desea que correspondan dichas restricciones. Usted no puede solicitar la restricción de información que la ley exige. Por otro lado, nosotros no tenemos la obligación de aceptar las restricciones que usted solicita. Si nosotros consideramos que el uso y la divulgación de la información son para su propio beneficio, no restringiremos dicha información. No obstante, si estamos de acuerdo con su solicitud, tenemos la obligación de cumplir con este acuerdo salvo en determinadas circunstancias, incluyendo los casos en los que la información sea necesaria para proporcionarle asistencia en una situación de emergencia. Usted puede solicitar restricciones, llenando la planilla de restricciones disponible a través de nuestro personal para asuntos de privacidad.
Usted tiene derecho a solicitar el envío de comunicaciones confidenciales suministradas por nosotros a través de medios alternativos o a una dirección específica. Nosotros cumpliremos con cualquier solicitud razonable en cuanto a las formas alternativas de envíos de comunicaciones. Usted debe especificar cómo desea que lo contactemos. Por ejemplo, si usted desea que le enviemos su correspondencia a un buzón de correo postal y no a su dirección de habitación; o si usted prefiere ser contactado en casa y no en su lugar de trabajo. Usted puede realizar esta solicitud en el momento de ingreso o mediante comunicación escrita dirigida a nuestro personal para asuntos de privacidad.
Usted tiene derecho a solicitar modificaciones de su información médica protegida. Esto quiere decir que usted puede solicitar enmiendas a su información médica protegida que se encuentra conservada en un archivo específico de registros durante el tiempo que nosotros la conservemos. En ciertos casos, nosotros podremos negar la solicitud de enmienda. En estos casos, usted tiene derecho a llenar una declaración escrita manifestando su desacuerdo con nuestra decisión. En respuesta a su declaración, nosotros podremos elaborar un documento de desacuerdo con su solicitud y le proporcionaremos una copia de dicho documento de refutación. Para solicitar el mencionado documento o para obtener mayor información sobre los derechos que usted tiene de modificar información, comuníquese con el Director de la Administración de Información Médica, tambien conocido como el Departmento de Archivos Medicos o "Medical Record Department". Cualquier solicitud de enmienda debe ser realizada por escrito y debe incluir la razón de la petición de enmienda solicitada.
Usted tiene derecho a recibir un informe parcial de los datos divulgados. Esta es una lista que contiene la información divulgada por nosotros durante algún período específico no mayor a seis años. Sin embargo, esta lista no contendrá información divulgada en los siguientes casos: para tratamientos, pagos y otras actividades de atención médica, información utilizada o relacionada con directorios internos, datos divulgados a miembros de su familia o amigos involucrados con su atención médica, información proporcionada directamente a usted, información divulgada bajo autorización suministrada por usted o por su representante o datos divulgados con fines de notificacion o informacion (incluyendo actividades de seguridad nacional, inteligencia, acciones correccionales y cumplimientos legales) y finalmente, información divulgada antes del 14 de abril de 2003. Si usted desea hacer una solicitud, comuníquese con el Director de la Administración de Información Médica, o "Medical Record Department". La primera lista que usted solicite dentro de un período de 12 meses será gratis. Sin embargo, las listas adicionales solicitadas durante el mismo período de 12 meses tendrán un costo razonable. Nosotros le informaremos los gastos incurridos y usted podrá retirar su solicitud antes de que se incurra en algún gasto. Los derechos de recibir esta información están sujetos a ciertas excepciones, restricciones y limitaciones.
Usted tiene derecho a obtener una copia de la presente notificación suministrada por nosotros. Usted puede solicitar una copia en papel de la presente notificación aún cuando haya aceptado recibir una copia electrónica.
3. Reclamos
Si usted considera que sus derechos de privacidad han sido violados, puede quejarse directamente con nosotros o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para realizar un reclamo directamente con nosotros, comuníquese con Carlota Solórzano, Directora de Relaciones con los Pacientes a través del teléfono 305-284-7500 extensión 7530. Nosotros no tomaremos medidas de represalias contra usted por realizar un reclamo.
Si usted tiene alguna pregunta sobre la presente notificación de nuestras políticas de privacidad, puede comunicarse con Kenia Mendoza, Directora del Departmento the Archivos Medicos y tambien la persona encargada de asuntos de privacidad o "Privacy Officer" al telefono 305-284-7645.
La presente notificación fue publicada y entró en vigencia el 14 de abril de 2003.
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